Excelデータとpdfデータを相互変換する方法

1.概要

会社や個人レベルの業務や作業にExcelやpdfファイルを利用する機会も多いと思います。多くの企業は、経営情報や生産管理、メールなどの コミュニティ手段、オンライン会議といった企業の基幹となる部分は投資してシステム化を進めていますが、それらのシステムなどから提供される 情報の編集や加工などはExcelが主なツールとなっているのが現状ではないでしょうか？最近では、時短要請や在宅勤務の推進を含めた効率化 が叫ばれています。脱Excelと言われて久しいのですが、当分、難しいと個人的には感じています。 話が少し逸れてしまいましたが、Excelからpdfへの変換はExcelのファイルに名前を付けて保存時に保存形式をpdfに指定してあげれば、簡単に できるので良く利用していると思いますが、逆にpdfからExcelにデータを取り込めることは、意外に知られていません。今回は、 Excelデータとpdfデータを相互変換する方法について紹介して行きます。

2.Excelとpdfファイルの相互変換

Excelからpdfへの変換出力について知らない人はいないと思いますが、参考程度に簡単に触れておきます。 画面例は、ご利用のExcelのバージョンによって多少異なりますが、操作として概ね同じと思います。既に普通に実施しいる 操作なので、ご存じない人のみ読んでみて下さい。

2-1.Excelからpdfへの変換出力

(1)pdf形式として変換出力するExcelを通常通り開きます。(画面例はテスト用のサンプル)

(2)印刷時にはみ出さないように印刷プレビューで予め確認して、改ページプレビューします。      (印刷書式を調整します)

(3)「ファイル」→「名前を付けて保存」→拡張子選択のプルダウンをクリックして、PDF(*.pdf)を
     選択します。ファイルの保存先を指定後、保存ボタンをクリックすれば、pdfファイルとして
     出力されます。

(4)指定した保存先にpdfファイルとして保存されます。Adobe Acrobat Readerがインスト―されて
     いれば、 PDFReaderで閲欄出来ますが、インストールされていない場合は、デフォルト設定さ
     れているブラウザが開いて確認できます。

2-2.pdfからExcelへの読み込み出力

pdfファイルはExcelの標準機能としてサポートされているPower Queryを利用することにより簡単に読み込みができます。 Power Queryとは、Excel2016以降から標準になった機能で、 主に各種データの取り込み、整形・加工作業ができるものです。
Power Query機能はExcel2016以前のバージョンの場合は、ダウンロードしてインストールすれば利用できます。ただし、リボンの名称などが多少異なりますが、 機能的には同じなのでダウンロードして見て下さい。

※【注意】
Power Queryの機能追加は、下記よりダウンロードできますが、これから紹介するpdfファイルからの読み込みに対応しているかどうかは未確認です。 ネットの情報によれば、Microsoft365版でないと利用できないようなことが書かれていました。また、紙をスキャンして画像形式としてpdfファイル化して保存されているものには対応できません。

ダウンロード先 : Microsoft ダウンロードセンター

・ソフトウェア アシュアランス付きの Microsoft Office 2010 Professional Plus
・Microsoft Office 2013
・Microsoft Power Query for Excel には、Internet Explorer 9 以上が必要。

pdfファイルからExcelファイルにする方法のメリットは、pdfファイルにした元ファイルを削除や紛失した場合で、どうしても Excel上で加工などをしたい場合です。また、ネットなどから入手ものや他社から配布された資料がpdfファイルであり、 データの書き換えを伴う必要があり、一部を引用したいなどがあります。pdfファイルを開いて、文字部分をコピペして貼付けなどを してExcelへの転記作業などは、手間がかかる場合が多く極力したくないですね。
それでは、作業手順について説明致します。

(1)Excelを新規で開き、メニューから「データ」→「データの取得」をクリックして、プルダウン
     メニューの「ファイルから」→「PDFから」と辿っていきます。

(2)ファイル選択ダイアログが開くので、読み込むPDFファイル選択してインポートボタンを
     クリックします。

(3)インポートファイルとの接続ダイアログが出るので終わるまで待ちます。

(4)ナビゲータウィンドウが開くので、今回の例では、Table001というテーブルを選択して読み込み
     ます。選択する読み込み対象のファイルによって異なります。クリックするとプレビューされる
     ので、それを確認して選択してください。読み込みをクリックして下さい。

(5)pdfファイルがテーブル形式で読み込まれました。ここまでくれば後は、読み込まれた表の体裁
     等を調整します。画面右側の「クエリと接続」のtable001と書かれた部分をダブルクリックする
     と、 Power Queryエディタが起動します。

(6)Power Queryエディタでは、列の追加や削除などテーブルを編集するのに便利なものとなってい
     ます。今回は、1行目をヘッダーとして使用したいので設定します。設定したら画面右の「閉じ
     て読み込む」をクリックします。尚、Power Queryエディタの詳細な使い方などの説明は割愛さ
     せて頂きます。ネットを検索すると解説サイトなどが見つかりますので、探して見て下さい。

(7)テーブルスタイルやオプションでデザインの設定をしたら、セル幅の調整、フォントの変更など
     好みに合うように設定・調整して下さい。

(8)作業が完了したら、名前を付けて保存でExcelブック形式で保存すれば作業は終了です。